|
De ondernemingsraad is een overlegorgaan op ondernemingsvlak. Hij wordt paritair samengesteld. Dit wil zeggen dat hij bestaat uit evenveel werkgevers- als werknemersafgevaardigden. De OR moet worden betrokken bij het sociaal,
economisch en financieel beleid van de onderneming. Deze algemene bevoegdheid omvat vele terreinen: het personeelsbeleid, de arbeidsorganisatie, de financiële toestand en de economische situatie van de onderneming,
de arbeidsvoorwaarden, de nieuwe technologieën,... (Wet OR, art. 15). Een OR moet worden opgericht in de ondernemingen die in 2007 gemiddeld minstens 100 werknemers tewerkstelden. Bovendien blijft de OR behouden in ondernemingen waar bij de vorige verkiezingen een OR moest worden opgericht, die onder de drempel van 100 werknemers zijn gezakt, maar toch nog meer dan 50 werknemers tewerkstellen. Ook in deze ondernemingen moet de OR worden hernieuwd. Er moeten echter geen aparte verkiezingen voor de samenstelling van de OR worden gehouden. De verkozen leden van het Comité voor Preventie en Bescherming
op het werk (Comité PB) zullen ook zetelen als personeelsafgevaardigden in de OR. Voor het overige is het wel een echte OR, met aparte vergaderingen, een eigen secretaris, een eigen werkgeversdelegatie, een eigen systeem van notulen,... Eerste vergadering van de ondernemingsraad Praktisch In het huishoudelijk reglement van de OR kon worden bepaald wanneer de installatievergadering van de nieuwe OR dient plaats te vinden. Wanneer hierover niets in het bestaande huishoudelijk reglement werd voorzien, zijn de wettelijke termijnen van toepassing. Dit betekent dat de eerste vergadering van de OR uiterlijk 45 dagen na de verkiezingsdatum dient plaats te vinden. Dus in de periode tussen 20 juni en 3 juli 2008 (als er geen beroep werd aangetekend tegen de verkiezingen - zie ook handleiding wetgeving sociale verkiezingen 2008). Op deze eerste vergadering van de OR dienen vooral een aantal praktische zaken te worden geregeld: de kennismaking met de werkgeversvertegenwoordigers, zodat je weet wie naast het ondernemingshoofd deelneemt aan de OR en vooral wie het ondernemingshoofd kan vervangen; de aanduiding van de secretaris van de OR en de regeling van het secretariaatswerk.Wie zorgt voor de uitnodigingen, maakt de verslagen van de OR, bewaart het archief,...?; tevens dient het huishoudelijk reglement te worden toegelicht en besproken. Indien het huishoudelijk reglement moet worden gewijzigd, wordt daar best op deze eerste vergadering van de OR mee begonnen. In de ondernemingen waar voor het eerst een OR wordt opgericht, zal de OR in elk geval een nieuw huishoudelijk
reglement moeten opstellen.
Afspraken Er dienen data te worden vastgelegd voor: de maandelijkse vergaderingen van de OR; een speciale OR waarop alleen de basisinformatie aan de OR gegeven en besproken wordt. Deze vergadering moet minstens 8 uur duren en wordt gehouden binnen de 4 maanden volgend op de sociale verkiezingen; een afzonderlijke OR om de jaarinformatie over het voorbije boekjaar te bespreken.
Voor de afzonderlijke vergaderingen waarop de financiële en economische informatie wordt besproken, moet ook de bedrijfsrevisor worden uitgenodigd. De revisor moet aanwezig zijn op de vergadering van de ondernemingsraad waar de jaarinformatie en de basisinformatie worden toegelicht en besproken. Best voorzie je zo snel mogelijk een vergadering met de bedrijfsrevisor, zodat je met hem kan kennis maken. Aandachtspunten De OR heeft recht op informatie, toezicht en advies en heeft een beperkte beslissingsbevoegdheid inzake de sociale, economische en financiële ondernemingsaspecten. Daarmee zijn de bevoegdheden van een OR samengevat. De vraag is echter hoe je daarmee als OR uit de startblokken komt. Als er vroeger al een ondernemingsraad was, kunnen de verslagen van de voorbije maanden worden geraadpleegd en kunnen de nieuw verkozenen proberen daarmee de draad op te nemen van hun voorgangers. In ieder geval: wordt navraag gedaan over de bedrijfsrevisor. Wie is de bedrijfsrevisor? Hoe werd (wordt) hij aangeduid? Welk engagement heeft de bedrijfsrevisor aangegaan tegenover de OR? Op welke manier zal hij de werknemersafgevaardigden informeren over het EFI-dossier? Opgelet: de bedrijfsrevisor moet aanwezig zijn op de vergadering over de jaarinformatie en over de basisinformatie. Over zijn aanwezigheid
op de andere OR-vergaderingen en voorbereidende vergaderingen worden best vooraf afspraken gemaakt. wordt het arbeidsreglement toegelicht en wordt nagegaan of hieraan bepaalde wijzigingen of aanvullingen moeten worden aangebracht. In elk geval zal de nieuwe samenstelling van de OR, het Comité PB en de vakbondsafvaardiging in het arbeidsreglement moeten worden opgenomen. Wijzigingen in de arbeidsorganisatie of arbeidsomstandigheden vergen vaak een aanpassing van het arbeidsreglement (bijvoorbeeld aanpassing van de arbeidstijden). Waak erover dat het arbeidsreglement
indien nodig wordt aangepast en dat de daartoe voorziene procedures strikt worden nageleefd. (Het ACV heeft een handige brochure waarin de wettelijke bepalingen m.b.t. het arbeidsreglement en de procedures voor het opstellen en wijzigen van het arbeidsreglement worden toegelicht. Je kan ze gratis bekomen via je vakbondssecretaris of via de dienst onderneming van je gewestelijk vakverbond!) wordt informatie gevraagd over de bestaande bedrijfs- of sector-cao’s, om inzicht te verwerven in de concrete maatregelen die in de onderneming of sector worden voorzien inzake tewerkstelling, vorming en opleiding,...
Elke maand extra aandacht besteden aan één of ander deelaspect van de OR-bevoegdheden biedt de kans om beter kennis te maken met de diverse bevoegdheden.
Vergaderingen van de ondernemingsraad Wanneer vergaderen? Wanneer er geen beroep wordt ingesteld tegen de verkiezingen en/of de verkiezingsuitslag, dient de eerste vergadering van de OR plaats te vinden binnen de 45 dagen die volgen op de verkiezingsdatum. Als er in jouw onderneming bijvoorbeeld verkiezingen worden gehouden op 10 mei 2008, dan moet de OR ten laatste op 24 juni 2008 voor de eerste maal vergaderen. Deze eerste vergadering noemen we de installatievergadering van de nieuwe OR. Verder moet de OR tenminste één maal per maand bijeengeroepen worden (Wet OR, art. 22 §1). Het is aan te raden om hiervoor vaste afspraken te maken, bijvoorbeeld: de OR vergadert elke tweede dinsdag van de maand om 14 uur. Naast deze maandelijkse vergaderingen zijn er nog speciale en afzonderlijke vergaderingen voorzien voor de bespreking van de economische en financiële informatie (EFI) die moet worden verstrekt aan de OR. Op die speciale en afzonderlijke vergaderingen mogen dus geen andere punten worden besproken dan de financiële en economische informatie. Er zijn afzonderlijke vergaderingen voorzien voor de bespreking van de basisinformatie en de jaarinformatie. Voor deze vergaderingen moet minstens 8 uur tijd worden voorzien. Deze 8 uur kunnen, indien wenselijk, over meerdere vergaderingen worden verdeeld (KB EFI, 27.11.1973, art. 31). Buiten deze geplande vergaderingen kan de OR nog bijeenkomen wanneer minstens 1/3 van de OR van de personeelsafgevaardigden hierom verzoekt (Wet OR, art. 22 en VerkiezingsKB van 15.05.2003, art. 83). Zo’n speciale vergadering van de OR kan bijvoorbeeld worden gevraagd bij:kan bijvoorbeeld worden gevraagd bij: het verlies van een belangrijke bestelling; een brand in het bedrijf; structuurwijzigingen in voorbereiding; ...
Waar vergaderen? De vergaderingen van de OR moeten volgens de wettelijke bepalingen in de gebouwen van de onderneming worden gehouden (Wet OR, art. 22 §1). De lokalen, alsook het materieel dat nodig is voor de vergaderingen, worden door de werkgever ter beschikking gesteld (Wet OR, art. 23). Vergadertijd = arbeidstijd De vergaderingen van de OR worden steeds beschouwd als werkelijke arbeidstijd en als zodanig bezoldigd. Zelfs wanneer de OR vergadert buiten de normale arbeidsuren van de personeelsafgevaardigde, wordt de vergadertijd
als werkelijke arbeidstijd beschouwd. Niet iedereen in het bedrijf werkt immers noodzakelijkerwijze op hetzelfde tijdstip. Denken we maar aan de deeltijdse werknemers, werknemers die in ploegen werken,... De vergadertijd wordt als gewone arbeidstijd beschouwd en niet als overuren. De bijkomende verplaatsingskosten van de werknemersafgevaardigden komen ten laste van de werkgever (Wet OR, art. 23). Agenda van de vergadering Wil men de OR goed laten verlopen, dan dient er op voorhand een agenda te worden vastgelegd (overzicht van de te bespreken punten). Het samenstellen van een agenda is dus belangrijk en dient tijdig te gebeuren. In het huishoudelijk reglement van de OR dient te worden bepaald op welke wijze punten kunnen worden geagendeerd en binnen welke termijn de agenda aan de OR-leden moet worden bezorgd (zie hierna bij ‘huishoudelijk reglement’). Elk lid van de OR, dus zowel de werkgevers- als werknemersafgevaardigde, heeft het recht om bepaalde punten op de agenda te laten zetten. De secretaris van de OR zorgt ervoor dat de gevraagde punten op de agenda worden geplaatst. Oproeping De bijeenroeping van de OR gebeurt door de voorzitter van de OR , ook al gaat het om een vergadering gevraagd door de werknemersafgevaardigden. In de oproeping worden de datum, het uur en de plaats van de vergadering vermeld, alsook de agenda die zal worden behandeld. De oproeping gebeurt schriftelijk en individueel. Het is nuttig om in het huishoudelijk reglement te preciseren op welke wijze dit gebeurt (bijvoorbeeld per brief, interne nota, elektronische post,...). De documenten die op de OR worden besproken, worden in principe vooraf aan de OR-leden bezorgd. Normalerwijze gebeurt dit samen met de oproeping, maar ook dit dient uitdrukkelijk geregeld te worden in het huishoudelijk reglement. Voorzitter De OR wordt voorgezeten door het ondernemingshoofd of zijn vertegenwoordiger. Deze vertegenwoordiger moet worden aangeduid uit de lijst van functies van het leidinggevend personeel, vastgelegd in het kader van de sociale verkiezingen. Deze persoon moet in staat zijn de werkgever te vertegenwoordigen en te verbinden. Dit veronderstelt onder meer dat hij in staat moet zijn om zelf beslissingen te nemen. Hij spreekt en handelt in naam van het ondernemingshoofd. Met het ondernemingshoofd wordt bedoeld: het hoofd van de technische bedrijfseenheid waarvoor de OR is opgericht (Wet OR, art. 22 §1). De voorzitter roept de OR bijeen. Hij bepaalt de datum, het uur en de plaats van de vergadering, rekening houdend met de in het huishoudelijk reglement gemaakte afspraken (zie ook ‘waar en wanneer vergaderen’ en ‘huishoudelijk reglement’). Secretariaat De OR duidt een personeelsafgevaardigde aan die als secretaris zal optreden. De secretaris moet dus gekozen worden uit de werknemersdelegatie (Wet OR, art. 22 §1). De verkiezing gebeurt volgens de modaliteiten die in het huishoudelijk reglement werden vastgelegd. In de praktijk wordt meestal naar een consensus gezocht tussen de verschillende vakorganisaties. Maar als er geen akkoord kan worden bereikt, en als er in het huishoudelijk reglement geen bijzondere bepalingen werden voorzien m.b.t. de aanduiding of de verkiezing van de secretaris, dan wordt de secretaris aangeduid door de representatieve werknemersorganisatie of organisatie van kaderleden waarvan de lijst (jongeren, arbeiders, bedienden en kaderleden samengeteld) het grootste aantal stemmen behaalde. De secretaris zorgt voor de verslagen (notulen) van de vergadering en voor de bekendmaking ervan. Hij zorgt voor de verspreiding van de uitnodigingen en bewaart ook alle documenten van de OR. In uitvoering van het KB EFI, moet de secretaris een kopie krijgen van de schriftelijke mededelingen die de werknemersvertegenwoordigers aan het personeel verspreiden. Ook deze documenten moeten door de secretaris worden gearchiveerd. De werkgever moet de nodige middelen en mensen ter beschikking stellen, zodat de secretaris zijn taak goed kan vervullen, bijvoorbeeld een afsluitbare kast als archief, papier, schrijfgerief, iemand om de verslagen te typen en te kopiëren,... Notulen van de vergadering De secretaris maakt de verslagen van de OR-vergaderingen. In dit verslag (ook de notulen genoemd) dienen te worden opgenomen: de agendapunten met de bespreking ervan; de gedane voorstellen; de vragen om inlichtingen; een getrouwe korte samenvatting van de besprekingen; de genomen beslissingen.
Een goed verslag is enorm belangrijk. Alle voorstellen en de juiste afspraken, adviezen en beslissingen moeten klaar en duidelijk worden genoteerd, zodat er nadien geen discussie kan ontstaan. Ook de andere personeelsleden moeten kunnen volgen wat er werd besproken en hoe die besprekingen verliepen. Laat je nooit verleiden tot het opstellen of goedkeuren van algemene, nietszeggende verslagen. De verslagen van de OR zullen bij geschillen als bewijsmateriaal worden gehanteerd. Zij worden ook door de arbeidsrechtbank als geldig bewijs aangenomen. De notulen van de vergadering worden bij de opening van de volgende vergadering voorgelezen, eventueel aangevuld of verbeterd en door de OR-leden goedgekeurd. Ieder lid van de OR heeft het recht om opmerkingen te maken of om op wijzigingen aan te dringen. In het huishoudelijk reglement van de OR moet worden gepreciseerd hoe het verslag wordt opgemaakt, wordt goedgekeurd en ter beschikking wordt gesteld van de leden van de OR. Het is aan te raden om in het huishoudelijk reglement te verduidelijken dat het verslag schriftelijk en vóór de volgende OR aan elk OR-lid wordt bezorgd.  Model huishoudelijk reglement
Hoe worden beslissingen genomen? De wetgever heeft niet uitdrukkelijk geregeld op welke manier de OR een beslissing moet nemen. Het is dan ook ten zeerste aan te raden de wijze van beslissen op te nemen in het huishoudelijk reglement van de OR. Uit de praktijk blijkt dat algemeenheid van stemmen (of unanimiteit) de algemene regel is. Maar andere formules zijn eveneens denkbaar, bijvoorbeeld beslissingen bij gewone meerderheid, bij 75% meerderheid, bij meerderheid van elk van de partijen,... Voor sommige aangelegenheden is er echter wel een specifieke regeling voorzien (zie ‘Bedrijfsrevisor’, ‘Outplacement’ en ‘Pesten op het werk‘). Gemeenschappelijke en afdelingsvergaderingen Wanneer de onderneming uit verschillende technische bedrijfseenheden bestaat waarvoor aparte ondernemingsraden werden opgericht, bestaat de mogelijkheid om een interzetelvergadering te houden (een vergadering voor alle ondernemingsraden samen). Zo’n interzetelvergadering kan worden samengeroepen wanneer het ondernemingshoofd of de helft van de werknemersafgevaardigden van alle raden hierom vragen, bijvoorbeeld bij de bespreking van de economische en financiële informatie te bezorgen aan de OR of bij herstructureringen. Daarnaast is het ook mogelijk om de OR op te splitsen in afdelingsvergaderingen (bijvoorbeeld bij de reorganisatie van een bepaalde afdeling). De werknemers- en werkgeversdelegaties duiden dan de leden van hun afvaardiging in die afdelingsondernemingsraden aan. De besluiten van de afdelingsvergaderingen moeten aan de gezamenlijke OR worden voorgelegd (Wet OR, art. 17). Voorbereiding van OR Wil een OR goed functioneren, dan moet hij ook goed zijn voorbereid. Daarom is het ten zeerste aan te raden om vóór elke OR een voorbereidende vergadering te houden. Deze voorbereidende vergaderingen worden gehouden met enkel de werknemersafgevaardigden in de OR. Soms worden die vergaderingen voor elke vakbond afzonderlijk georganiseerd (bijvoorbeeld voorbereidende vergaderingen met alleen de ACV-afgevaardigden in de OR). Optimaal is echter dat de OR ook samen met de werknemersafgevaardigden van alle vakbonden kan worden voorbereid. De werknemersafgevaardigden in de OR kunnen dan hun houding, standpunten of advies bepalen zonder aanwezigheid van de werkgeversafgevaardigden. Op die voorbereidende vergaderingen kan ook concreet worden afgesproken wie bepaalde punten aanbrengt en verduidelijkt, en wie het standpunt van de werknemersafgevaardigden in de OR naar voor brengt,... De werknemersafgevaardigden hebben het recht om aan die voorbereidende vergaderingen deel te nemen. Het is aan te raden om in het huishoudelijk reglement te voorzien hoe deze voorbereidende vergaderingen kunnen plaatsvinden, bijvoorbeeld hoe lang ze kunnen duren, wanneer ze kunnen plaatsvinden, hoe lang op voorhand de werkgever moet worden verwittigd,... In bepaalde sectoren werd dit recht op voorbereidende vergaderingen met de werknemersafgevaardigden in de OR in een collectieve arbeidsovereenkomst omschreven. Raadpleeg hiervoor je vakbondssecretaris. Vervanging van lid OR De OR wordt samengesteld uit alle effectief verkozen werknemersvertegenwoordigers en (evenveel) werkgeversvertegenwoordigers. Wanneer een effectief lid van de personeelsafvaardiging om bepaalde redenen (bijvoorbeeld ziekte, ongeval, ontslag,...) niet aan de vergaderingen kan deelnemen, kan dit effectief lid zich laten vervangen door een plaatsvervangend lid. De plaatsvervanger vervangt een effectief lid: in geval het effectief lid voor één of meerdere vergaderingen verhinderd is; indien het mandaat van het effectief lid een einde neemt (ontslag genomen, overlijden,...).
Wanneer aan de uitoefening van het mandaat van een effectief lid een einde komt, wordt het effectief lid vervangen door het plaatsvervangend lid van dezelfde lijst dat bij de verkiezingen het meeste aantal stemmen behaalde. De plaatsvervanger die effectief lid wordt of wiens mandaat op één van de bij de wet voorziene redenen ten einde loopt, kan op zijn beurt worden vervangen door een niet verkozen kandidaat (de niet verkozene wordt dus plaatsvervanger). Hiervoor komen echter alleen de kandidaten in aanmerking die een bescherming van 4 jaar hebben. De kandidaten die bij de verkiezingen in 2004 dus ook kandidaat waren en toen niet werden verkozen (als effectieve of plaatsvervanger), kunnen dus niet doorschuiven als plaatsvervanger. Zij zijn immers slechts 2 jaar beschermd. Als er meerdere niet verkozenen in aanmerking komen, gaat het plaatsvervangend mandaat naar deze met de meeste naamstemmen. Als een effectieve moet worden vervangen en er zijn geen plaatsvervangers meer beschikbaar, dan zal een niet verkozen kandidaat rechtstreeks effectief worden. Hier wordt niet meer als voorwaarde gesteld dat men 4 jaar beschermd moet zijn. Als er meerdere kandidaten zijn, vervoleindigt de niet-verkozen kandidaat met de meeste naamstemmen het opengevallen effectief mandaat. Informatie aan OR en vertrouwelijkheid De leden van de OR ontvangen tijdens hun mandaat heel wat gegevens over het reilen en zeilen van de onderneming. Zij moeten die gegevens met de nodige discretie behandelen. Dit betekent dat de informatie wel mag worden meegedeeld aan de werknemers, maar dat de OR erover moet waken dat de belangen van de onderneming niet worden geschaad. Daarnaast kan de werkgever bepaalde gegevens als vertrouwelijk bestempelen. Gaat de OR hiermee akkoord, dan mag die informatie niet buiten de OR worden meegedeeld. In geval van een meningsverschil hierover binnen de OR, hakt de bevoegde ambtenaar de knoop door. Voorlichting van het personeel De werknemersvertegenwoordigers zetelen in de OR namens het personeel. Zij moeten er voor zorgen dat de werknemers op de hoogte blijven van de werking van de OR. De informatie die zij op de OR-vergaderingen ontvangen, moet ook aan het personeel meegedeeld worden. In het huishoudelijk reglement moet worden afgesproken hoe de voorlichting van het personeel zal gebeuren, bijvoorbeeld door het uithangen van het goedgekeurde verslag van de OR, door een samenvatting van het verslag van de OR, door een tekst in het personeelsblad, door een speciale uitgave rond een specifiek thema (bijvoorbeeld de economische en financiele
informatie). Betrekken van deskundigen bij werking OR Niet alle punten die worden behandeld in de OR zijn eenvoudig of duidelijk. Daarom mogen de werknemersvertegenwoordigers zich op de OR-vergaderingen laten bijstaan door een deskundige (bijvoorbeeld een vakbondsdeskundige inzake economische en financiële informatie). De werkgever heeft de mogelijkheid om die deskundige te wraken, indien hij hiervoor een ernstige reden heeft. Dit wil zeggen dat de werkgever de deelname van een bepaalde deskundige aan de OR kan weigeren. De werkgever kan echter slechts tweemaal van die mogelijkheid gebruik maken. Als er dan nog een meningsverschil bestaat, zal de Inspectie Toezicht op de Sociale wetten (Cel bedrijfsorganisatie), na raadpleging van een commissie ad hoc, uitspraak doen over de gegrondheid van deze weigering.
Op de voorbereidende vergaderingen (met alleen de werknemersafgevaardigden in de OR) daarentegen kan men deskundigen uitnodigen zonder dat daarvoor aan de werkgever toestemming moet worden gevraagd. Het is wel aan te raden de werkgever vooraf te verwittigen. Huishoudelijk reglement Bij de voorgaande punten is reeds herhaaldelijk verwezen naar het huishoudelijk reglement. Het huishoudelijk reglement is de spil van de ondernemingsraadwerking. Immers, om de vergaderingen vlot en ordelijk te laten verlopen, dienen vooraf bepaalde regels te worden vastgelegd. Bijvoorbeeld: hoe en wanneer een punt op de agenda plaatsen, wie zit de vergaderingen voor, hoe wordt de secretaris aangeduid of verkozen, hoe worden de beslissingen genomen,... Al die regels en afspraken moeten schriftelijk worden vastgelegd in het huishoudelijk reglement (Wet OR, art. 22 §2,3,4,5). Het opstellen van dit reglement of de herziening van het bestaande reglement gebeurt bij voorkeur op de eerste vergadering van de OR na de sociale verkiezingen (de zgn. installatievergadering van de OR). In elk geval dient tijdens die eerste vergadering voldoende aandacht en tijd te worden besteed aan dit huishoudelijk reglement. Een goed reglement voorkomt immers heel wat discussie achteraf. Ieder lid van de OR moet een afschrift van het huishoudelijk reglement ontvangen. Om het werk te vergemakkelijken hebben de meeste sectoren reeds een ‘model huishoudelijk reglement’ opgesteld. Deze modellen werden vastgelegd in de paritaire comités. Vraag de tekst ervan bij jouw centrale. Model huishoudelijk reglement Taalgebruik De taalwetgeving is ook van toepassing op de werking van de OR en het Comité PB in de onderneming. Dit betekent dat in Vlaanderen (met uitzondering van de Franstalige faciliteitengemeenten) het Nederlands moet worden gebruikt in alle sociale betrekkingen tussen werknemers en werkgever. Ook in de Vlaamse faciliteitengemeenten is het gebruik
van het Nederlands in de sociale relaties tussen werknemers en werkgevers verplicht. In de 19 gemeenten van Brussel-Hoofdstad moet het Nederlands gebruikt worden voor de Nederlandstalige personeelsleden en het Frans voor de Franstalige personeelsleden. Wanneer de samenstelling van het personeel dit rechtvaardigt, en op eenparige aanvraag van de werknemersafgevaardigden in de OR, moet de werkgever bij berichten, mededelingen, akten, getuigschriften, formulieren bestemd voor het personeel voor vertaling zorgen
in één of meer talen. (Cao nr. 9, art. 14 / Brussel, Duits taalgebied en gemeenten met faciliteiten: KB 18.07.1966 / Nederlands taalgebied: decreet van 19.07.1973 / Frans taalgebied: decreet van 12.07.1978 en decreet van 30.06.1982)
|